Wat er allemaal komt kijken bij een VvE vergadering

Timo de Jong | 5 Dec, 2022

Het VvE onderhoudsplan. Wilt u uw VvE beheer uitbesteden aan een professionele organisatie die met u meedenkt op alle fronten? Dan bent u bij OPTIMO Beheer aan het juiste adres. 

De VvE Vergadering

Alles over de VvE Vergadering

Van het oplossen van praktische zaken rondom de leefbaarheid van een appartementencomplex of woning tot financieel beheer. Het VvE beheer heeft een belangrijk takenpakket. Het VvE beheer krijgt verschillende rechten om deze taken uit te voeren en de belangen van alle bewoners te behartigen. Maar hiertegenover staat dat het VvE beheer ook enkele plichten heeft. Één daarvan is een jaarlijkse VvE vergadering. Wat deze verplichting precies inhoudt, vertellen wij u in deze blog!

Wat is een VvE vergadering?

Een VvE vergadering dus. Is dat dan gewoon thee drinken en belangrijke zaken bespreken met het VvE beheer? Nee! Hier komt wel wat meer bij kijken. Het is belangrijk om te weten dat ‘VvE vergadering’ twee betekenissen heeft. Allereerst is het letterlijk de betekenis van de bijeenkomst waarbij het VvE bestuur bij elkaar moet komen om het jaarverslag en de jaarrekening te presenteren. Dit moet periodiek gebeuren, dus meestal jaarlijks. Deze VvE vergadering wordt ook wel ALV (Algemene Leden Vergadering) genoemd. Bij de ALV worden er rechtsgeldige besluiten genomen. De andere betekenis van VvE vergadering heeft te maken met het ‘orgaan’ VvE vergadering – dus het orgaan dat alle belangrijke beslissingen op zich neemt. In deze blog zullen we vooral meer vertellen over de VvE vergadering als periodieke bijeenkomst.

VvE vergadering organiseren

Weten jullie al wie er tijdens de vergadering zal notuleren? Een belangrijke vraag om over na te denken, want notuleren is namelijk essentieel tijdens de jaarlijkse VvE vergadering!

Om een VvE vergadering te organiseren, moeten er een aantal belangrijke zaken geregeld worden. Dit heeft te maken met het feit dat er tijdens een VvE vergadering rechtsgeldige besluiten genomen worden. U kunt zich dus voorstellen dat een VvE vergadering aan een aantal formaliteiten moet voldoen. Wij hebben ze op een rij gezet:

  1. Reglement: Voordat een VvE vergadering georganiseerd kan worden, zijn er een aantal reglementen nodig. In de akte van splitsing staat genoteerd welk modelreglement op uw VvE van toepassing is. Zoals het woord al zegt, is dit een standaard reglement voor VvE’s, waar aanvullende reglementen aan toegevoegd kunnen worden. Het is belangrijk dat dit reglement juist geïnterpreteerd wordt.

  2. Presentielijst: Voordat de vergadering aangekondigd wordt, moet er een presentielijst gemaakt worden. Dit is een lijst met alle eigenaren met daarin het aantal stemmen dat elke eigenaar heeft. Deze dient door de aanwezigen of gevolmachtigden getekend te worden.

  3. Oproeptermijn: In het modelreglement staat een vaste oproeptermijn voor de VvE vergadering. Het is dus belangrijk deze ruim van tevoren te controleren en de vergadering op tijd in te plannen.

  4. Agenda: Om de VvE vergadering goed te laten verlopen, dient er een agenda opgesteld te worden. Zaken waarover tijdens de VvE vergadering een beslissing genomen zal worden, moeten voorafgaand aan de VvE vergadering bekend gemaakt worden. Stel een onderwerp wordt pas tijdens de vergadering aangekaart, dan kan hier geen beslissing over genomen worden en moet er gewacht worden tot de volgende VvE vergadering.

Voldoet u niet aan deze formaliteiten, dan kan het besluit nietig worden verklaard door de rechter. Zeer belangrijk dus om de bovenstaande lijst goed af te werken.

Wanneer het onderhoudsplan opgesteld is, kan deze worden uitgebreid tot een meerjarenonderhoudsplan, ofwel afgekort MJOP.

VvE vergadering digitaal

Sinds de COVID-19 pandemie mag vergaderen ook digitaal. Vroeger was het verplicht om fysiek te vergaderen, maar door de aangenomen noodwet mag het nu ook online georganiseerd worden. Twinq heeft een handig platform ontwikkeld voor digitale VvE vergaderingen[1]. Het goede nieuws is dat deze nieuwe applicatie VvE vergaderingen een stuk gemakkelijker maakt. De VvE leden krijgen allemaal een uitnodiging voor de VvE vergadering en hun persoonlijke inloggegevens. De applicatie zorgt zelf voor de verplichte presentielijst en het is mogelijk iemand te machtigen om uw stemrecht te gebruiken. Naast het feit dat deze applicatie erg praktisch is in tijden van een pandemie, garandeert de applicatie ook meer veiligheid dan een fysieke vergadering. De deelnemers worden namelijk allemaal geïdentificeerd aan de hand van hun telefoonnummer en e-mailadres. Neemt u liever nog geen afstand van fysiek vergaderen? Twinq biedt ook de mogelijkheid voor hybride vergaderen. Deze manier van vergaderen is een combinatie tussen het gebruik van digitale hulpmiddelen met de traditionele fysieke manier van vergaderen.

[1] Bron: https://www.nederlandvve.nl/vve-nieuws/ook-na-corona-digitale-vve-vergadering/

Stemmen en beslissingen nemen tijdens een VvE vergadering

Als de VvE vergadering eenmaal georganiseerd is en de agenda opgesteld, kan de vergadering beginnen. Tijdens de vergadering zijn er ook enkele zaken van belang. Er kunnen namelijk niet zomaar beslissingen genomen worden tijdens een VvE vergadering. De presentielijst van de VvE vergadering bepaald het quorum. Het quorum is het minimaal aantal benodigde stemmen voor een besluit. Mochten er op een VvE vergadering onvoldoende leden aanwezig zijn, dan kan het voorkomen dat het quorum niet wordt behaald. Het quorum kan per besluit verschillen omdat sommige zaken belangrijker zijn dan andere. Stel je gebruikt de eerder genoemde applicatie voor VvE vergaderingen, dan wordt de stemuitslag online bijgehouden en kun je de uitslag meteen zien.

Notulen VvE vergadering

Het antwoord op deze vraag is kort en bondig. Elke VvE is verplicht om een MJOP in bezit te hebben. De VvE is ook wettelijk verplicht om jaarlijks genoeg financiële reserves op te bouwen om zowel gepland als onvoorzien onderhoud te bekostigen. Dit reserve wordt ook wel het reservefonds genoemd. Bent u benieuwd naar alle ins en outs over het reservefonds? We schreven erover in deze blog.

Onderhoudsplan op maat gemaakt

Zoals eerder genoemd, zijn de notulen een belangrijke documentatie van de ledenvergadering. De notulen dienen door de voorzitter en het bestuur ondertekend te worden. Het is ook belangrijk dat de notulen binnen twee weken na de ledenvergadering aan de eigenaars worden toegezonden. In de notulen staan alle vergaderbesluiten zo nauwkeurig mogelijk omschreven. Zodra de notulen zijn opgestuurd, hebben leden het recht om zich te beroepen op bepaalde besluiten en de rechtsgevolgen daarvan. De leden hebben in totaal één maand de tijd om bezwaar te maken.

VvE Vergadering

VvE beheer uitbesteden bij OPTIMO Beheer

Zoals u hierboven hebt gemerkt, komt er veel kijken bij een VvE vergadering. We snappen dat dit overweldigend kan zijn, helemaal als u niet zo veel ervaring heeft met bepaalde formaliteiten. Hoe prettig zou het zijn om hierbij ondersteuning te krijgen? Bij OPTIMO Beheer zijn wij gespecialiseerd in het regelen van deze VvE vergaderingen en andere verplichtingen omtrent VvE. Wij bieden complete pakket diensten aan om het gehele VvE beheer uit handen te nemen. OPTIMO staat voor efficiëntie. Wij nemen de tijd voor u, maar die lange to-do lijst wordt efficiënt en vakkundig afgewerkt! Onze experts voelen zich helemaal thuis binnen de VvE wereld en gaan graag voor u aan de slag. OPTIMO Beheer is uw betrouwbare VvE samenwerkingspartner! Wilt u uw VvE vergaderingen liever samen met ons plannen en doorlopen? Neem contact met ons op voor een offerte op maat.

VvE uitbesteden bij OPTIMO Beheer

Wilt u uw VvE beheer uitbesteden aan een professionele organisatie die met u meedenkt op alle fronten? Dan bent u bij OPTIMO Beheer aan het juiste adres. Wij zorgen en ontzorgen u op alle gebieden binnen VvE en staan altijd voor u klaar.

Neem contact met ons op voor een offerte op maat.

Veelgestelde vragen VvE

Om alles overzichtelijk te maken hebben we onze meest gestelde vragen hieronder beantwoordt.

Het meerjarenonderhoudsplan (afgekort MJOP) is een onderhoudsplan VvE waarin lange termijn onderhoud wordt opgenomen. Onderhoud aan het wooncomplex is onvermijdelijk en soms zelfs onvoorzien. De onderhoudskosten voor onderhoud aan het gebouw worden opgenomen in het MJOP.
Nee, huurders hebben geen beslissingsbevoegdheid.
Het reservefonds is een maandelijkse bijdrage van alle appartementseigenaren waaruit de kosten worden gedekt wanneer er onderhoud aan het gebouw nodig is.
Ja, elke VvE is wettelijk verplicht om een reservefonds te hebben.

Een gezonde VvE is een VvE die over een reservefonds beschikt welke een bepaalde hoogte heeft waarmee alle kosten van onderhoud en andere onvoorziene kosten gedekt mee kunnen worden. Ook zorgt een gezonde VvE ervoor dat achterstallig onderhoud niet voorkomt waardoor het gebouw in een optimale staat is én blijft.

Graag helpen wij u

Vraag direct vrijblijvend een offerte aan

We nemen binnen één dag contact met u op.

Meer weten? Lees ook eens onze andere blogs

Kosten van VvE Beheer

Kosten van VvE beheer

Wat kost het uitbesteden van het VvE beheer? Het is een veel gestelde vraag. Het antwoord is echter niet eenduidig. Een VvE heeft veel verschillende kosten, en de kosten van het beheer zijn afhankelijk van een aantal verschillende factoren. In deze blog leg ik je uit waar alle VvE kosten vandaan komen, en wat je kunt doen om kosten te besparen.

Lees verder »
VvE Verduurzamen, Verduurzamen binnen de VvE. Blog

VvE verduurzamen

Verduurzaming, een steeds belangrijker onderwerp. Toch lopen veel VvE’s hierop achter. Daarom dan ook de vraag, de VvE verduurzamen, hoe doe je dat? Wij leggen het uit!

Lees verder »