VvE Bestuur

Timo de Jong | 15 Sep, 2023

Wil je het VvE beheer uitbesteden aan een professionele organisatie die meedenkt op alle fronten? Dan ben je bij OPTIMO Beheer aan het juiste adres.

Hoe kan ik jullie VvE bestuur ondersteunen?

Goed VvE bestuur is cruciaal voor de VvE. Er komen steeds meer vragen over. Wat is dit precies? Hoe is VvE bestuur anders dan VvE beheer, en kan je VvE bestuur uitbesteden? In deze blog geef ik antwoord op de vragen, en leg ik uit hoe ik jouw VvE bestuur kan ondersteunen.

Wat is VvE bestuur?

Het VvE bestuur bestaat uit een groep eigenaren die vrijwillig is gekozen door de Vergadering van Eigenaars. Het bestuur werkt samen om beslissingen te nemen, beleid op te stellen en de algemene belangen van de eigenaren te verdedigen. Het VvE bestuur organiseert de Algemene Ledenvergaderingen (ALV) en alle actiepunten die daaruit volgen, communiceert met de eigenaren, beheert de financiën, en onderhoudt het gebouw en de gemeenschappelijke voorzieningen. De belangrijkste taak van het bestuur is het uitvoeren van de besluiten die de vergadering van eigenaars heeft genomen. Daarnaast zijn er veel andere verantwoordelijkheden, maar vaak zie je dat deze worden uitbesteed aan een VvE beheerder, zeker bij de grotere VvE’s.

Het VvE bestuur bestaat uit één of meer personen. De grootte en de samenstelling van het VvE bestuur kunnen variëren. Het is afhankelijk van de omvang van het complex, en daarmee van de VvE zelf, en afhankelijk van de wensen van de appartementseigenaren. Meestal bepaalt de splitsingsakte dat dit een oneven aantal moet zijn.

Let erop dat, wanneer je bestuurder bent van een VvE, je ook als bestuurder moet zijn ingeschreven in de Kamer van Koophandel.

Wanneer het VvE bestuur groter is dan één persoon, bestaan de volgende functies:

Voorzitter: De voorzitter is de leider van het VvE bestuur en heeft vaak een coördinerende rol. Voorzitters leiden vergaderingen, vertegenwoordigen het bestuur en hebben vaak het laatste woord bij beslissingen in geval van een patstelling.
Penningmeester: De penningmeester is verantwoordelijk voor het financiële beheer van de VvE. Hij beheert de financiële middelen, stelt begrotingen op, int de bijdragen van eigenaren en betaald rekeningen.
Secretaris: De secretaris is verantwoordelijk voor het bijhouden van administratieve documentatie en het opstellen van notulen van vergaderingen. Hij zorgt ervoor dat alle relevante informatie en communicatie goed wordt gedocumenteerd en bewaart.
Algemene bestuursleden: Afhankelijk van de grootte van het VvE bestuur kunnen er algemene bestuursleden zijn die diverse taken op zich nemen, zoals onderhoud, communicatie met eigenaren, juridische zaken, enzovoort.

Bij deze verschillende functies horen verschillende bestuurlijke taken. Deze taken kun je allemaal zelf op je nemen, maar je kunt ze ook uitbesteden aan een professionele bestuurder- of beheerder.

Ik bied de volgende diensten aan voor ondersteunend bestuurlijk beheer:

De factuurcontrole
Actiepunten bewaken
Het begeleiden van groot en klein onderhoud
De correspondentie met de eigenaren
Grote projecten begeleiden zoals bijvoorbeeld een verduurzamingsproject

Wil je meer weten over deze taken, en over wat ik voor jou en jouw VvE kan betekenen?
Aarzel dan niet, en neem contact op!

VvE bestuur vs. Beheer

Alle bovenstaande taken vallen onder het besturen van een VvE. En misschien heb je het zelf al door, maar veel bestuurlijke taken komen overeen met de taken van een beheerder. Dus wat is nou eigenlijk het verschil tussen VvE bestuur en VvE beheer?

Het werkelijke verschil tussen VvE bestuur en VvE beheer is lastig te definiëren, doordat de twee heel erg op elkaar lijken en elkaar ook overlappen. De taken van het beheer liggen dicht tegen die van het bestuur aan. Hoog over is het verschil dat het VvE beheer zich voornamelijk bezighoudt met administratieve en financiële zaken, terwijl het VvE bestuur in gesprek gaat met de eigenaren en de vergaderingen organiseert. Als bestuur kan je concrete projecten begeleiden, zoals de verduurzaming van het appartementencomplex, maar dit kan je ook uitbesteden aan de VvE beheerder.

De beheerder ondersteunt het bestuur. Dit gebeurt onder andere met juridische vraagstukken en het voorbereiden van de ALV. Andersom helpt het bestuur de beheerder door zaken door te spelen. Dit betreft zaken die je zelf ervaart, doordat je binnen het appartementencomplex woont. De twee werken dus nauw samen.

Meer lezen over VvE beheer? Klik hier!

Bestuurlijk VvE beheer uitbesteden bij OPTIMO Beheer

Wil je bestuurlijk VvE beheer uitbesteden? aan een professionele organisatie die met je meedenkt op alle fronten? Dan ben je bij OPTIMO Beheer aan het juiste adres. Ik verzorg en ontzorg je op alle gebieden binnen de VvE, en sta altijd voor jou klaar.

Waarom zou je VvE bestuur uitbesteden?

Als VvE beheerder begrijp ik als geen ander hoe cruciaal het is om een VvE op een goede manier te beheren. Toch kom ik regelmatig situaties tegen waarin het beheer goed geregeld is, maar niemand bereid is om het bestuur op zich te nemen. Vooral bij grotere VvE’s zie ik dit veelvoorkomende probleem. Gelukkig kan je het VvE bestuur uitbesteden. Dit gebeurt dus vooral op het moment dat er geen vrijwilligers zijn om het VvE bestuur op zich te nemen.

Vaak zijn er geen vrijwilligers voor het bestuur omdat het bestuurslidmaatschap extra verantwoordelijkheden met zich mee brengt. Dit schikt mensen af. Als bestuurder sta je in de frontlinie, en ben je aansprakelijk wanneer er een foute keuze wordt gemaakt. Je staat als bestuurder ook ingeschreven in de Kamer van Koophandel. Eén van de voordelen van het uitbesteden van VvE bestuur is dat je deze verantwoordelijkheid uit handen geeft.

Daarnaast zijn er ook behoorlijk wat taken die veel tijd kunnen kosten wanneer je een grote VvE bestuurt. Ook dit kan vrijwilligers ontmoedigen. Maar, een VvE kan niet bestuurloos zijn. De taken moeten verzorgd worden.

Ook als er wel een bestuur is, kan je een externe professional inhuren voor ondersteunend VvE bestuur. Dit is handig op het moment dat jouw VvE grotere projecten gaat ondernemen, zoals een verduurzamingstraject of steeds terugkerende gevoelige kwestie waarbij je toch een objectief persoon met kennis voor nodig hebt.

Een andere reden om een externe bestuurder in te huren, is omdat het beheer niet volstaat. Het kan zijn dat de VvE beheerder niet voldoende tijd of kennis heeft om de VvE goed te onderhouden. Vooral voor technisch beheer is veel vakinhoudelijke kennis nodig, en niet iedere beheerder beschikt hierover of kan de tijd energie hierin steken om het echt goed te doen. Een professionele bestuurder wel. Ook is het zo dat een professionele bestuurder vaak de juiste contacten heeft. Zij weten welke aannemers het beste passen bij jouw VvE, en de wensen van de eigenaren.

Bovendien spreek een bestuurder dezelfde taal als een beheerder, en ken deze persoon hetzelfde vakjargon. Dit is prettig samenwerken. En die samenwerking is voor het bestuur en beheer heel belangrijk.

VvE bestuur door OPTIMO

Nu weet je wat de algemene voordelen zijn van het uitbesteden van VvE bestuur. Namelijk (extra) ondersteuning, vakinhoudelijke kennis en professionele samenwerking. Wat is het voordeel van VvE bestuur uitbesteden bij mij?

Ik onderscheid mij van anderen door de focus te leggen op de persoonlijke kant van onze samenwerking. Ik houd van een informele omgang, en kom graag bij je langs om te vragen hoe het gaat. Zo plan ik soms een standaard overleg in, waarbij ik bij de VvE op locatie kom om bij te praten over wat er allemaal speelt binnen de VvE. Ook kan ik een half jaarlijkse nieuwsbrief sturen, waarin ik iedereen op de hoogte houd van waar ik/wijmee bezig zijn, wat de toekomstplannen zijn en waar we naar op zoek zijn. Dit kost tijd, dus veel professionele bestuurders of beheerders doen dit niet. Maar, ik vind het belangrijk dat jij tevreden bent met jouw VvE en met waar je zit. Ik wil graag dat mensen zich prettig voelen in hun omgeving, en goed VvE bestuur maakt hier deel van uit.

Daarnaast doe ik wat ik beloof. Je kan er volledig vanuit gaan dat wanneer ik iets zeg, ik hier ook echt werk van maak. Je hoeft er niet zelf achteraan te gaan. Het is mijn doel om jouw en jouw VvE echt te ontlasten, zodat je tijd en ruimte hebt voor andere zaken. Zoals werk, het gezin, of het genieten van jouw woning.

Ik bied maatwerkoplossingen voor VvE’s. De taken die ik op me kan nemen, variëren van het controleren van facturen, tot het bewaken van actiepunten, het begeleiden van groot en klein onderhoud, het behandelen van correspondentie met eigenaren, het begeleiden van grote projecten zoals verduurzaming, en nog veel meer. Laten we in gesprek gaan en kijken hoe ik jouw VvE kan ondersteunen bij de zaken die voor jullie belangrijk zijn.

Houdt er wel rekening mee dat, hoewel ik zowel VvE bestuur als beheer kan verzorgen, ik deze diensten niet samen aanbied. Nog een wezenlijk verschil tussen de twee is namelijk dat het bestuur en het beheer elkaar controleren. Op het moment dat ik voor één VvE zowel het bestuur als het beheer op mij neem, is het als een slager die zijn eigen vlees keurt. Dit wil ik voorkomen.

Ik onderscheid mij van anderen door de focus te leggen op de persoonlijke kant van onze samenwerking.

VvE uitbesteden bij OPTIMO Beheer

Wil je jouw VvE beheer uitbesteden aan een professionele organisatie die met je meedenkt op alle fronten? Dan ben je bij OPTIMO Beheer aan het juiste adres. Ik verzorg en ontzorg je op alle gebieden binnen de VvE, en sta altijd voor jou klaar.

Veelgestelde vragen VvE

Om alles overzichtelijk te maken hebben we onze meest gestelde vragen hieronder beantwoordt.

Wat doet het VvE bestuur?

Het VvE bestuur organiseert de Algemene Ledenvergaderingen (ALV), communiceert met de eigenaren, beheert de financiën, en onderhoudt het gebouw en de gemeenschappelijk voorzieningen. Het doel van het VvE bestuur is om de leefomgeving voor alle eigenaren op optimaal mogelijk te maken en te houden, en om een prettige gemeenschap te creëren.

Wat is het verschil tussen VvE bestuur en VvE beheer?

VvE beheer hout zich voornamelijk bezig met administratieve en financiële zaken, terwijl het VvE bestuur in gesprek gaat met de eigenaren en de vergaderingen organiseert. Als bestuur kan je concrete projecten begeleiden, zoals de verduurzaming van het appartementencomplex.

Hoe groot is het VvE bestuur?

VvE bestuur bestaat uit één of meer personen. Dit verschil per VvE, en is o.a. afhankelijk van de grote van het complex.

Wat is de ALV?

De Algemene Ledevergadering is een periodieke vergadering voor alle leden van de VvE, waarbij rechtsgeldige besluiten worden genomen en onder andere het jaarverslag en de jaarrekening worden besproken.

Wat is de splitsingsakte?

Een splitsingsakte is een juridisch document dat wordt opgesteld bij de splitsing van een gebouw in afzonderlijke appartementsrechten. Zo mag je gebruik maken van één appartementsrecht binnen het complex, en dien je te voldoen aan alle regels die daarbij komen kijken.

Mogen huurders meebeslissen over het onderhoud?

Nee, huurders hebben geen beslissingsbevoegdheid.