VvE Administratie

Timo de Jong | 07 Juni, 2023

Wil je het VvE beheer uitbesteden aan een professional die meedenkt op alle fronten? Dan ben je bij OPTIMO Beheer aan het juiste adres.

VvE Administratie. Kun je dat zelf doen? Blog

VvE administratie? Kun je dat zelf doen?

Bij het beheren van een Vereniging van Eigenaren (VvE) komt veel administratief werk kijken; het op orde houden van de financiële administratie, het bijhouden van ledengegevens en het organiseren van vergaderingen zijn slechts enkele taken die deel uitmaken van de VvE administratie. Zijn dit zaken die je moet uitbesteden, of kan je ze ook zelf verzorgen? We verkennen de opties is deze blog.

Soorten VvE administratie

Administratie slaat op alle gegevens van een onderneming (of in dit geval een VvE) die op papier of digitaal zijn vastgelegd. Administratie is onder te verdelen in verschillende categorieën; algemene administratie, boekhoudkundige administratie, HR-administratie en facturen administratie. Niet alle categorieën zijn van belang voor een VvE. Zo zal je als VvE waarschijnlijk wel facturen ontvangen, bijvoorbeeld naar aanleiding van reparaties, maar niet versturen. VvE administratie is voornamelijk het bijhouden van een ledenregister, de communicatie richting de notarissen die betrekking hebben op eigendomsoverdrachten en natuurlijk de correspondentie met de eigenaars.

Algemene administratie

Algemene administratie omvat het bredere beheer van de dagelijkse administratieve taken binnen de VvE. Het richt zich op het organiseren en coördineren van verschillende aspecten van de VvE, zoals communicatie met leden, archiefbeheer, vergaderbeheer en algemene correspondentie. Het heeft betrekking op de algemene administratieve taken die nodig zijn om de VvE soepel te laten functioneren en ervoor te zorgen dat alle interne processen goed worden beheerd.

Boekhoudkundige administratie

Boekhoudkundige administratie verwijst naar het specifieke beheer van de financiële gegevens en transacties van de VvE. Het omvat het bijhouden van inkomsten en uitgaven, het opstellen van financiële overzichten zoals de balans en de winst- en verliesrekening, het beheren van bankrekeningen en het verzorgen van de boekhoudkundige documentatie. De boekhoudkundige administratie is cruciaal om een accuraat beeld te krijgen van de financiële situatie van de VvE en om te voldoen aan wettelijke rapportageverplichtingen.

HR-administratie

Hoewel een VvE geen traditionele werknemers heeft, kan er wel sprake zijn van enkele vormen van HR-administratie. HR-administratie gaat over het bijhouden van gegevens van bestuursleden en eventuele personeelsleden die in dienst zijn van de VvE, zoals conciërges of schoonmaakpersoneel. Het omvat het beheren van contactgegevens, het bijhouden van gewerkte uren, salarisadministratie, contracten en andere HR-gerelateerde documentatie.

Taken VvE administratie

Nu weet je welke soorten administratie er bestaan binnen een VvE, maar wat zijn de concretere administratieve taken? De administratieve taken van een Vereniging van Eigenaren omvatten verschillende aspecten die essentieel zijn voor het beheer van de VvE. Ze lopen van het opstarten of overnemen van een VvE tot het verzorgen van juridische zaken. Het effectief beheren van al deze administratieve taken is essentieel voor een goed functionerende VvE. Het vereist aandacht voor detail, nauwkeurigheid, tijdige communicatie en naleving van de geldende wet- en regelgeving. Door de administratie zorgvuldig uit te voeren, kan de VvE soepel functioneren en kunnen potentiële problemen of geschillen worden voorkomen of opgelost. De verschillende VvE administratie taken heb ik hieronder voor je uitgewerkt;

  • Financiële administratie
  • Contributiebeheer
  • Ledenadministratie
  • Vergaderbeheer
  • Juridisch en contractuele zaken


Dit is een hele lijst met bezigheden. Gelukkig kan je jouw VvE administratiebeheer ook uitbesteden.

Timo de Jong uw VvE Beheerder

VvE administratie uitbesteden bij OPTIMO?

De onderstaande administratieve diensten worden aangeboden door OPTIMO:

  • Bijhouden van een actueel ledenregisten
  • Eigendomsoverdrachten en appartementsrechten registratie
  • Beheer van de verzekering en afhandeling van schades
  • Beheerovereenkomsten en contracten
  • Correspondentie met eigenaren
  •  

Het is mijn missie om jouw VvE echt te ontlasten van de vele verantwoordelijkheden die bij VvE beheer komen kijken. Denk daarbij aan de maandelijkse leden bijdrage, jaarrekening, begrotingen, en alle wettelijke eisen vanuit het burgerlijk wetboek. Ik ben een aanspreekpunt voor de eigenaren. Stel, één van de eigenaren heeft onbewust een lekkage veroorzaakt. De twee woningen daaronder hebben hierdoor gevolgschade geleden aan de opstal. Dit begeleid ik; ik zorg ervoor dat er een lekdetectie komt (indien nodig) en dat het dossier bij de verzekeraar of tussenpersoon terecht komt. De eigenaren hoeven het niet onderling met elkaar uit te zoeken.


Als jullie VvE niet beschikt over een bestuur uit eigen leden, dan ga ik als beheerder net een stapje verder. Ik kom regelmatig op locatie om te kijken naar de staat van het gebouw, en om te kijken of iedereen zich aan de reglementen houdt. Ook zal ik de verschillende contracten, bijvoorbeeld met betrekking op schoonmaak of lift onderhoud, onder de loep nemen.

1. Financiële administratie

De financiële administratie omvat het bijhouden van de financiële gegevens van de VvE. Hierbij kan je denken aan de inkomsten en uitgaven, het beheren van de bankrekeningen van de VvE, het opstellen van de jaarlijkse begroting en het maken van financiële rapporten voor de VvE leden. Het is belangrijk om de financiën van de VvE nauwkeurig te beheren om ervoor te zorgen dat er voldoende middelen zijn voor onderhoud, reparaties en andere uitgaven.

2. Contributiebeheer

Contributiebeheer betreft het innen van de maandelijkse of kwartaalbijdragen van de VvE leden. Dit is een belangrijk onderdeel van de VvE administratie, omdat de contributie van de leden bijdraagt aan de financiële stabiliteit van de VvE. Concreter bestaat het contributiebeheer uit het opstellen en versturen van facturen, het bijhouden van betalingen, het oplossen van eventuele achterstallige betalingen en het communiceren met leden over hun bijdragen. Daarmee valt deze taak onder de boekhoudkundige administratie. Een goed contributiebeheer zorgt ervoor dat de VvE over voldoende financiële middelen beschikt om aan haar verplichtingen te voldoen.Wil je meer weten over de verplichtingen van een VvE? Bekijk deze blog!

3. Ledenadministratie

Het beheren van ledenadministratie gaat over het bijhouden van de actuele gegevens van alle VvE leden. Dit is inclusief contactgegevens, eigendomsinformatie en eventuele wijzigingen in lidmaatschap. Het bijhouden van correspondentie met VvE leden valt hier ook onder. Het is belangrijk om de ledenadministratie up-to-date te houden, zodat alle leden op de hoogte kunnen worden gehouden van belangrijke aangelegenheden, zoals vergaderingen en beslissingen. De ledenadministratie valt onder de categorie algemene administratie.

4. Vergaderbeheer

De VvE administratie omvat ook het organiseren en faciliteren van VvE vergaderingen. Het faciliteren van een VvE vergadering vraagt om het opstellen van de agenda, het versturen van uitnodigingen, het voorbereiden van relevante documenten en informatie, het vastleggen van notulen en het opvolgen van actiepunten die tijdens de vergadering zijn besproken. Een goed vergaderbeheer zorgt voor een gestroomlijnde en transparante besluitvorming binnen de VvE. Ook deze taak valt onder algemene administratie.

5. Juridische en contractuele zaken

Misschien wel de belangrijkste verantwoordelijkheid van de VvE administratie is het beheren van juridische en contractuele zaken. Wat houdt dat in? Het beheren van deze zaken omvat het bijhouden van relevante juridische documenten, zoals de splitsingsakte en het huishoudelijk reglement. Dit is boekhoudkundige administratie. Het omvat ook het beheren van contracten met externe dienstverleners, zoals onderhoudsbedrijven, advocaten en verzekeraars. Dit is HR-administratie. Het is belangrijk om deze zaken goed te beheren om juridische problemen en geschillen te voorkomen en ervoor te zorgen dat de VvE voldoet aan alle wettelijke vereisten. Als je meer wil weten over de wettelijke verantwoordelijkheden van een VvE, lees dan deze blog.

Onderhoudscoördinatie

Het plannen en coördineren van het onderhoud en de reparaties van gemeenschappelijke ruimtes en voorzieningen vallen ook onder de taken van de VvE administratie. Onderhoudscoördinatie omvat het verzamelen van offertes, het selecteren van aannemers, het evalueren van de offertes, selecteren van de meest geschikte aannemer en het bewaken van de uitvoering van het werk. Goed onderhoudsbeheer zorgt ervoor dat de gemeenschappelijke ruimtes en voorzieningen goed worden onderhouden en dat eventuele problemen tijdig worden aangepakt. Ook het opstellen van het MJOP (meerjarenonderhoudsplan) valt onder de onderhoudscoördinatie. Lees hier meer over het MJOP

Archiefbeheer

Het bijhouden van een georganiseerd archief van alle relevante documenten en correspondentie is van vitaal belang. Archiefbeheer heeft betrekking tot het bewaren van belangrijke documenten, zoals notulen van vergaderingen, financiële rapporten, contracten, verzekeringspolissen en correspondentie met VvE-leden. Een goed archiefbeheer zorgt ervoor dat alle documenten gemakkelijk toegankelijk zijn en helpt bij het oplossen van eventuele geschillen of vragen in de toekomst. Archiefbeheer is algemene administratie.

Het uitbesteden van de VvE administratie biedt verschillende voordelen die de efficiëntie en effectiviteit van de VvE administratie kunnen vergroten.

De VvE administratie zelf verzorgen

De keuze tussen het zelf verzorgen van de VvE administratie en het uitbesteden ervan hangt af van verschillende factoren, zoals jouw beschikbare tijd, expertise en persoonlijke voorkeur. Voor sommige VvE’s kan het aantrekkelijk zijn om de VvE administratie zelf te regelen. Het zelfstandig onderhouden van de VvE administratie biedt een gevoel van controle. Je zou ook denken dat het kostenbesparend is. Maar doordat een ervaren VvE beheerder meer kennis van zaken heeft is dit niet altijd het geval.

Hoewel het zelf organiseren van de VvE administratie enkele voordelen heeft, zijn er ook enkele nadelen waar je rekening mee moet houden. Ten eerste is VvE administratie tijdsintensief. Het beheren van de VvE administratie kan aanzienlijke tijd en inspanning vergen. Dit kan vooral problematisch zijn als je al een drukke baan of andere verantwoordelijkheden hebt. Daarnaast vereist uitvoeren van de VvE administratie kennis van financiën, boekhouding en juridische aspecten. Als je niet over de juiste expertise beschikt, kunt u fouten maken die de VvE negatief kunnen beïnvloeden.

Het uitbesteden van de VvE administratie

Voor veel VvE’s kan het uitbesteden van de VvE administratie een verstandige keuze zijn. Het biedt verschillende voordelen die de efficiëntie en effectiviteit van de VvE administratie kunnen vergroten. Ten eerste ben je verzekert van professionele expertise. VvE beheerders hebben diepgaande kennis van wet- en regelgeving, boekhouding en financieel beheer. Door de administratie aan een expert over te laten, kan je profiteren van zijn kennis en ervaring. Een VvE beheerder zorgt ervoor dat de administratie nauwkeurig wordt uitgevoerd en voldoet aan alle wettelijke vereisten. Ze hebben systemen en processen opgezet om ervoor te zorgen dat alle documenten en rapporten correct worden opgesteld en dat de VvE voldoet aan de geldende regels en voorschriften.

Ten tweede kan het uitbesteden van de VvE administratie je veel tijd bespraken. De VvE beheerder zal de dagelijkse taken van de administratie op zich nemen, zoals het bijhouden van financiële transacties, het opstellen van jaarrekeningen en het organiseren van vergaderingen.

Ten derde geeft het uitbesteden van de VvE administratie je toegang tot geavanceerde tools en technologieën. VvE beheerders maken gebruik van geavanceerde software en technologieën die specifiek zijn ontworpen voor het beheer van VvE administratie. Deze tools helpen bij het stroomlijnen van processen, het genereren van rapporten en het bieden van transparantie aan alle VvE-leden.

Als laatste fungeren externe VvE beheerders vaak als neutrale tussenpersonen bij het oplossen van geschillen en conflicten binnen de VvE. Ze hebben ervaring met het hanteren van dergelijke situaties en kunnen bijdragen aan het behoud van een harmonieuze gemeenschap.

VvE uitbesteden bij OPTIMO Beheer

Bij OPTIMO kun je met een gerust hart je VvE beheer uitbesteden. Ik bied allround samenwerkingen aan. Servicegerichtheid, eerlijkheid, en professionaliteit staan bij mij voorop. Mijn diensten worden zowel los als gezamenlijk aangeboden, afhankelijk van waar jullie behoefte aan hebben. Ik zit kort op de actiepunten. Handel zaken snel en efficiënt af, en onderscheiden mij door te kiezen voor kwaliteit over kwantiteit. Het belangrijkste voor mij? Dat is dat de VvE tevreden is over het beheer!

Ik maak graag een keer kennis!

Veelgestelde vragen VvE

Om alles overzichtelijk te maken hebben we onze meest gestelde vragen hieronder beantwoordt.

Het opstellen van een MJOP kun je in principe zelfstandig doen, maar het kan complex zijn en veel tijd en kennis vergen. Het is daarom aan te raden om hierbij de hulp in te schakelen van een deskundige, bijvoorbeeld een bouwkundige of externe VvE beheerder.

 

Het MJOP is meestal voor 20 jaar.

Een VvE reservefonds is bedoeld om de kosten van groot onderhoud te financieren. Het behoort op een aparte bankrekening te staan en de leden van de VvE leveren allemaal een bijdrage aan het reservefonds.

Het opstellen van een Meerjarenonderhoudsplan (MJOP) is van groot belang voor een VvE. Dit plan geeft inzicht in het onderhoud dat nodig is aan het gebouw op korte en lange termijn en de bijbehorende kosten. Bij het opstellen van het MJOP is het belangrijk dat alle eigenaren van de VvE worden betrokken en inspraak hebben.

Het MJOP wordt door de vergadering van eigenaren vastgesteld. Hierbij geldt dat de vaststelling met een gekwalificeerde meerderheid moet worden gedaan. Dit betekent dat er minimaal 2/3e van het totaal aantal stemmen van de VvE aanwezig moet zijn en dat er minimaal 2/3e van deze aanwezigen vóór het MJOP moet stemmen.

Het is dus belangrijk om als VvE goed voorbereid te zijn op de vergadering waarin het MJOP wordt vastgesteld. Het is aan te raden om een bouwkundige of externe VvE beheerder te betrekken bij het opstellen van het MJOP en de begroting. Zij kunnen ondersteunen bij het maken van de juiste keuzes en het opstellen van een realistische begroting.

Wanneer het MJOP met een gekwalificeerde meerderheid is vastgesteld, zijn alle eigenaren verplicht om bij te dragen aan het reservefonds. Zo kan de VvE zorgen voor een goed gevulde buffer om het benodigde onderhoud aan het gebouw uit te voeren en kunnen financiële verrassingen worden voorkomen.

Ja, bij het kopen van een appartement wordt u direct lid van een VvE. Het is niet mogelijk om dit op te zeggen. Wanneer u uw huis verkoopt, wordt de VvE via de notaris stopgezet.

De kosten van de VvE worden vaak jaarlijks begroot door de VvE beheerder. De kosten zijn afhankelijk van het aantal gemeenschappelijke ruimtes en voorzieningen. Hoe meer voorzieningen, hoe vaker er onderhoud nodig is en hoe groter de kans op hogere kosten.

Nee, huurders hebben geen beslissingsbevoegdheid.

Een betrokken VvE Beheerder?

Vraag vrijblijvend een offerte aan!

Meer weten? Lees ook eens onze andere blogs

VvE Laadpalen blog OPTIMO Beheer

VvE Laadpalen

Elektrische auto’s en daarmee ook laadpalen worden steeds populairder. Maar hoe zit het met laadpalen als het complex een eigen parkeerplaats of een parkeergarage heeft? Dat kunnen we in deze blog uitleggen.

Lees verder »
Kosten van VvE Beheer

Kosten van VvE beheer

Wat kost het uitbesteden van het VvE beheer? Het is een veel gestelde vraag. Het antwoord is echter niet eenduidig. Een VvE heeft veel verschillende kosten, en de kosten van het beheer zijn afhankelijk van

Lees verder »