Is een VvE verplicht?
Timo de Jong | 07 Mei, 2023
Wil je het VvE beheer uitbesteden aan een professionele organisatie die meedenkt op alle fronten? Dan ben je bij OPTIMO Beheer aan het juiste adres.
Wat? Is een VvE verplicht?
Is een VvE verplicht?
Wat zijn de verplichtingen van de VvE?
Het is dus verplicht om een VvE te hebben. Maar waar zou een VvE allemaal aan moeten voldoen? Volgens de wet is een VvE verplicht om een aantal dingen te doen en bij te houden:
- VvE reservefonds
- VvE verzekering
- Vergadering
- Splitsingsakte
- Splitsingsreglement
- Inschrijving bij de Kamer van Koophandel
VvE Beheer uitbesteden?
Met alles dat een VvE verplicht is om te organiseren en bij te houden, zou het begrijpelijk zijn als je het overzicht verliest. Gelukkig kan je het beheer van jouw VvE ook uitbesteden aan OPTIMO. Als je wilt dat ik het je een keer persoonlijk uitleg, of dat ik jou én jouw VvE help met al deze verplichtingen, dan maak ik graag een keer kennis met je.
1. VvE Reservefonds
Sinds 1 januari 2018 is een VvE verplicht om een minimale, jaarlijkse reservering voor het VvE reservefonds weg te zetten. Dit komt door de Wet Verbetering functioneren Verenigingen van Eigenaars. Deze wet heeft betrekking op de verbetering en de modernisering van de regelgeving met betrekking tot VvE’s. Versterking van het reservefonds is één van de doelstellingen van de Wet. Door de wet is een VvE verplicht om voldoende financiële middelen te hebben om onverwachte kosten te dekken en groot onderhoud op tijd te kunnen uitvoeren. Deze reservering is gebaseerd op het meerjarenonderhoudsplan (MJOP), of op basis van 0.5% van de herbouwwaarde van het gebouw.
Als je meer wilt weten over het VvE reservefonds, bekijk dan deze blog: “Het VvE reservefonds” of Wil je meer weten over het MJOP? Lees dan deze blog
2. VvE verzekering
Je bent als VvE verplicht om een verzekering te hebben. Hierbij zijn de Opstalverzekering en de Aansprakelijkheidverzekering verplicht, de overige soorten verzekeringen zijn optioneel voor de VvE. Een VvE verzekering is een speciale verzekering die wordt afgesloten door de Vereniging van Eigenaars, voor een appartementencomplex of een ander gemeenschappelijk gebouw. Het is bedoeld om de gemeenschappelijke belangen en eigendommen van de VvE, en de individuele appartementseigenaren, te beschermen. Een VvE verzekering dekt, over het algemeen, de volgende aspecten:
- Opstalverzekering: Dit is een verzekering voor het gebouw zelf, inclusief de gemeenschappelijke ruimtes. Bij ‘gemeenschappelijke ruimtes’ kan je denken aan het dak, de gevel, trappenhuizen en de lift. De verzekering biedt dekking tegen schade door brand, storm, waterlekkage en andere risico’s die het gebouw kunnen treffen.
- Aansprakelijkheidsverzekering: Dit is een verzekering die de VvE beschermt tegen aansprakelijkheidsclaims als gevolg van letsel of schade aan derden die zich voordoen binnen het complex. Het kan bijvoorbeeld van toepassing zijn als iemand valt in de gemeenschappelijke gangen of als er schade wordt veroorzaakt door een defecte lift.
- Bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering: Deze verzekering biedt bescherming voor de bestuurders van de VvE tegen claims die voortvloeien uit hun bestuurlijke activiteiten. Denk hierbij aan nalatigheid of onrechtmatige besluitvorming.
Let er op dat een VvE verplicht is om een Opstalverzekering en een Aansprakelijkheidsverzekering te hebben. Overige soorten verzekeringen zijn optioneel voor een VvE. Het is ook belangrijk om te onthouden dat de VvE verzekering de gemeenschappelijke delen van het gebouw dekt, maar meestal niet de individuele appartementen zelf. Appartementseigenaren kunnen het beste een aparte inboedelverzekering afsluiten om hun persoonlijke bezittingen te beschermen.
De specifieke dekking en voorwaarden van een VvE verzekering kunnen variëren. Dit is afhankelijk van de verzekeringsmaatschappij die, en het verzekeringspakket dat, de VvE heeft gekozen.
4. Splitsingsakte
Het is voor een VvE verplicht om een splitsingsakte en een splitsingsreglement op te stellen. Een splitsingsakte en een splitsingsreglement zijn juridische documenten. Beide documenten zijn van belang bij de oprichting en het functioneren van een VvE. Ze spelen een essentiële rol bij het reguleren van de rechten, plichten en verantwoordelijkheden van de individuele eigenaren, en die van de VvE als geheel. De splitsingsakte en het splitsingsreglement worden opgesteld aan de hand van het modelreglement. Het modelreglement is een standaard set van regels en voorschriften. Het dient als een basisdocument voor de splitsingsakte en het splitsingsreglement bij de oprichting van een VvE in een appartementencomplex. Het wordt opgesteld door de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB). Over het splitsingsreglement lees je meer onder het volgende kopje. Eerst wil ik je vertellen over de splitsingsakte.
Je bent als VvE verplicht om een splitsingsakte te hebben. De splitsingsakte is een notariële akte die wordt opgesteld bij de splitsing van een gebouw in afzonderlijke appartementsrechten. Zo heb je één appartement in een complex, niet de rechten over het hele gebouw. In de splitsingsakte worden onder andere de volgende zaken opgenomen:
- Beschrijving van het gebouw: De splitsingsakte bevat een gedetailleerde beschrijving van het gebouw waar de appartementen zich in bevinden. De akte omvat informatie over de kadastrale gegevens, de locatie, het adres en andere relevante details die het gebouw identificeren. Hierbij kan je ook denken aan het bouwjaar.
- Gemeenschappelijke eigendommen: Naast de individuele appartementen beschrijft de splitsingsakte ook de gemeenschappelijke eigendommen van de VvE. Dit omvat gemeenschappelijke ruimtes zoals trappenhuizen, gangen, liften, het dak, de gevel, de fundering en andere delen van het gebouw die eigendom zijn van de VvE en door alle eigenaren worden gedeeld.
- Splitsingstekening: Een splitsingstekening is een bijlage bij de splitsingsakte. Het geeft een overzicht van de indeling van het gebouw. De splitsingstekening toont de verschillende appartementen, gemeenschappelijke ruimtes, eventuele bergingen, parkeerplaatsen en andere elementen die deel uitmaken van het gebouw.
- Individuele appartementen: De splitsingsakte bevat ook een gedetailleerde beschrijving van elk individueel appartement. Hierbij kan je denken aan informatie over de grootte van het appartement, de indeling, eventuele privéruimtes zoals balkons of tuinen, en andere relevante details.
- Breukdeel: In de splitsingsakte wordt vaak het breukdeel van elk appartement vermeld. Het breukdeel is een wiskundige berekening die aangeeft hoeveel aandeel in de gemeenschappelijke kosten elke eigenaar heeft. Het breukdeel wordt gebruikt om de hoogte van de servicekosten per eigenaar te bepalen. Hoe hoger het breukdeel, hoe groter het aandeel van de eigenaar in de gemeenschappelijke kosten. Het breukdeel wordt gebruikt om besluiten te nemen tijdens de Algemene Ledenvergadering.
- Verplichtingen en beperkingen: De splitsingsakte bevat ook bepalingen met betrekking tot de verplichtingen en beperkingen van de eigenaren. Dit kan onder meer betrekking hebben op regels met betrekking tot het gebruik van het appartement, het verbod op wijzigingen aan de gemeenschappelijke eigendommen zonder toestemming, en andere relevante zaken. Je mag waarschijnlijk niet zomaar de gevel van het gebouw roze schilderen. Zoiets staat in de splitsingsakte.
- Overige bepalingen: De splitsingsakte kan ook andere bepalingen bevatten, zoals regels met betrekking tot huisdieren, geluidsoverlast, parkeren, verzekeringen, het gebruik van voorzieningen en andere aspecten die relevant zijn voor het gebouw en de VvE.
4. Splitsingsreglement
Het splitsingsreglement is een aanvullend document bij de splitsingsakte. Dit document is ook voor een VvE verplicht. Het bevat gedetailleerde regels en voorschriften met betrekking tot het gebruik, het beheer en het onderhoud van het gebouw en de gemeenschappelijke ruimtes. Het splitsingsreglement kan onder andere de volgende onderwerpen bevatten:
- Gebruiksregels: Het splitsingsreglement kan regels bevatten met betrekking tot het gebruik van de individuele appartementen en gemeenschappelijke ruimtes. Dit kan betrekking hebben tot zaken zoals geluidsoverlast, huisdieren, verbouwingen, het plaatsen van objecten op balkons en andere aspecten die het gebruik van de eigendommen beïnvloeden.
- Verplichtingen en verantwoordelijkheden: Het reglement kan de verplichtingen en verantwoordelijkheden van de eigenaren definiëren. Dit kan betrekking hebben op onderhoudsverplichtingen voor individuele appartementen, bijdragen aan de gemeenschappelijke kosten, deelname aan vergaderingen en andere verantwoordelijkheden die bijdragen aan het welzijn van de VvE. Zo kan het zijn dat jouw VvE elke week een schoonmaker inhuurt voor de gemeenschappelijke delen. Het kan, in het splitsingsreglement, door een VvE verplicht gesteld worden om hieraan mee te betalen.
- Stemprocedures en besluitvorming: Het splitsingsreglement kan ook regels bevatten met betrekking tot stemprocedures tijdens vergaderingen, zoals de Algemene Ledenvergadering. Het kan bijvoorbeeld bepalen hoe besluiten worden genomen, welke meerderheid vereist is voor verschillende soorten besluiten en andere aspecten van de besluitvormingsprocessen binnen de VvE
- Onderhoud en beheer: Ook kan het reglement bepalingen bevatten met betrekking tot het onderhoud en beheer van de gemeenschappelijke eigendommen. Dit kan gaan over zaken zoals de verantwoordelijkheden van het bestuur of de beheerder, de uitvoering van onderhoudswerkzaamheden, en de procedures voor het aanvragen van wijzigingen
- Financiële zaken: Het splitsingsreglement kan ook financiële bepalingen bevatten, zoals de procedure voor het opstellen en goedkeuren van de begroting, de bijdrageverplichtingen van de eigenaren, de reserveringen voor toekomstig onderhoud en andere aspecten die verband houden met de financiële gezondheid van de VvE.
- Geschillenbeslechting: Het laatste dat ik je wil vertellen over het splitsingsreglement is dat het reglement ook bepalingen kan bevatten met betrekking tot de procedures voor geschillenbeslechting binnen de VvE. Dit gaat over de bemiddeling of arbitrage bij conflicten tussen eigenaren.
6. Kamer van Koophandel
In Nederland ben je als VvE verplicht om je in te schrijven bij de Kamer van Koophandel. De Kamer van Koophandel, of de KvK, registreert, informeert en adviseert ondernemers. Als VvE moet je de naam, het adres, de oprichtingsdatum en het bestuur van de VvE inschrijven. Hier zijn verschillende redenen voor.
Ten eerste biedt het inschrijven bij de KvK rechtszekerheid en transparantie. Het stelt je als VvE in staat om te bewijzen dat je een rechtspersoon bent, en dat je formeel wordt erkend als een VvE. Dit kan handig zijn als juridisch bewijs in geschillen of contractuele situaties.
Ten tweede helpt het bij identificatie en communicatie. Door jouw VvE in te schrijven bij de Kamer van Koophandel, krijgt de VvE een officieel identificatienummer, of KvK nummer. Dit nummer kan worden gebruikt bij communicatie met derden. Dan heb ik het over communicatie met leveranciers, aannemers, die schoonmaker die elke week langskomt, en andere instanties. Het KvK nummer vergemakkelijkt het identificatieproces en biedt een officiële en betrouwbare referentie voor de VvE.
Ten derde speelt inschrijving bij de KvK een rol in informatievoorziening. De KvK verzamelt en onderhoudt namelijk informatie over de bedrijven en VvE’s in het Handelsregister. Deze informatie is openbaar en kan worden geraadpleegd door belanghebbenden. Belanghebbenden zijn bijvoorbeeld jouw potentiële nieuwe buren, notarissen, en andere geïnteresseerde partijen.
Als laatste kan inschrijving bij de KvK de VvE toegang geven tot bepaalde diensten en faciliteiten die beschikbaar worden gesteld aan rechtspersonen, zoals financiële diensten, subsidies, opleidingen en andere zakelijke ondersteuningen.
Het is dus verplicht om een VvE te hebben. Maar waar zou een VvE allemaal aan moeten voldoen?
VvE uitbesteden bij OPTIMO Beheer
Ik maak graag een keer kennis!
Veelgestelde vragen VvE
Om alles overzichtelijk te maken hebben we onze meest gestelde vragen hieronder beantwoordt.
VvE staat voor Vereniging van Eigenaars. Iedereen die een appartement koopt, wordt automatisch lid van een Vereniging van Eigenaars. Elk appartementengebouw heeft namelijk een VvE, die verantwoordelijk is voor het beheer en het onderhoud van de gemeenschappelijke delen van het appartementengebouw.
Lees meerEen VvE is verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van gemeenschappelijke delen. Bij ‘gemeenschappelijke delen’ kan je denken aan het dak of een eventuele lift. Exacte taken voor de Vereniging van Eigenaars kunnen verschillen per VvE.
Ja, voor elk appartementencomplex in Nederland is het hebben ven een VvE verplicht. Wanneer je een woning koopt in een appartementencomplex, ben je als eigenaar automatisch lid van de VvE.
Een VvE reservefonds is bedoeld om de kosten van groot onderhoud te financieren. Het behoort op een aparte bankrekening te staan en de leden van de VvE leveren allemaal een bijdrage aan het reservefonds.
Het opstellen van een Meerjarenonderhoudsplan (MJOP) is van groot belang voor een VvE. Dit plan geeft inzicht in het onderhoud dat nodig is aan het gebouw op korte en lange termijn en de bijbehorende kosten. Bij het opstellen van het MJOP is het belangrijk dat alle eigenaren van de VvE worden betrokken en inspraak hebben.
Het MJOP wordt door de vergadering van eigenaren vastgesteld. Hierbij geldt dat de vaststelling met een gekwalificeerde meerderheid moet worden gedaan. Dit betekent dat er minimaal 2/3e van het totaal aantal stemmen van de VvE aanwezig moet zijn en dat er minimaal 2/3e van deze aanwezigen vóór het MJOP moet stemmen.
Het is dus belangrijk om als VvE goed voorbereid te zijn op de vergadering waarin het MJOP wordt vastgesteld. Het is aan te raden om een bouwkundige of externe VvE beheerder te betrekken bij het opstellen van het MJOP en de begroting. Zij kunnen ondersteunen bij het maken van de juiste keuzes en het opstellen van een realistische begroting.
Wanneer het MJOP met een gekwalificeerde meerderheid is vastgesteld, zijn alle eigenaren verplicht om bij te dragen aan het reservefonds. Zo kan de VvE zorgen voor een goed gevulde buffer om het benodigde onderhoud aan het gebouw uit te voeren en kunnen financiële verrassingen worden voorkomen.
Ja, bij het kopen van een appartement wordt u direct lid van een VvE. Het is niet mogelijk om dit op te zeggen. Wanneer u uw huis verkoopt, wordt de VvE via de notaris stopgezet.
De kosten van de VvE worden vaak jaarlijks begroot door de VvE beheerder. De kosten zijn afhankelijk van het aantal gemeenschappelijke ruimtes en voorzieningen. Hoe meer voorzieningen, hoe vaker er onderhoud nodig is en hoe groter de kans op hogere kosten.
Nee, huurders hebben geen beslissingsbevoegdheid.
Advies nodig? Daar maak ik graag tijd voor!
Laten we kennismaken.
Meer weten? Lees ook eens onze andere blogs
Kosten van VvE beheer
Wat kost het uitbesteden van het VvE beheer? Het is een veel gestelde vraag. Het antwoord is echter niet eenduidig. Een VvE heeft veel verschillende kosten, en de kosten van het beheer zijn afhankelijk van
VvE verduurzamen
Verduurzaming, een steeds belangrijker onderwerp. Toch lopen veel VvE’s hierop achter. Daarom dan ook de vraag, de VvE verduurzamen, hoe doe je dat? Wij leggen het uit!
VvE beheerder, wat houdt dat eigenlijk in?
Een VvE beheerder. Daar is best wel eens onduidelijkheid over. Wat zijn precies de taken van een beheerder? En waar moet je op letten bij het kiezen van een goede VvE beheerder? In deze blog
