VvE Beheerder

Timo de Jong | 8 dec, 2023

Wil je het VvE beheer uitbesteden aan een professionele organisatie die meedenkt op alle fronten? Dan ben je bij OPTIMO Beheer aan het juiste adres.

VVE Beheerder blog OPTIMO Beheer

VvE beheerder, wat houdt dat eigenlijk in?

Een VvE beheerder. Daar is best wel eens onduidelijkheid over. Wat zijn precies de taken van een beheerder? En waar moet je op letten bij het kiezen van een goede VvE beheerder? In deze blog ga ik daar dieper op in, en leg ik uit waar je op moet letten bij het kiezen van een goede beheerder.

Wat is een VvE beheerder?

VvE beheer verwijst naar het beheren en het onderhouden van de gezamenlijke eigendommen van de VvE. Ook de belangen van de eigenaren binnen het complex worden in het beheer meegenomen. Het doel van goed VvE beheer is om te zorgen voor een goed functionerende gemeenschap.

De VvE beheerder is simpel gezegd de persoon die de VvE beheerd. De beheerder wordt benoemd door het VvE bestuur. Dat betekent dat het bestuur bepaald wat de VvE beheerder doet en wat diens taken zijn. Het bestuur is verantwoordelijk, maar zij kunnen bepaalde taken uitbesteden. Welke taken dit zijn en hoeveel taken er worden uitbesteed, kan de VvE zelf bepalen.

Mijn advies is altijd om het volledige beheer uit te besteden. De reden hiervoor is dat ik op deze manier de VvE het beste kan bijstaan en ontlasten. Het bestuur bestaat namelijk uit vrijwilligers. Dat is natuurlijk heel goed, maar zij beschikken vaak niet over alle (juridische) kennis en ervaring die nodig is voor goed VvE beheer. Het is immers niet hun beroep. Door alle taken uit te besteden kan ik jullie het beste ondersteunen, en uitleggen waar jullie VvE aan moet voldoen of rekening mee moet houden.

VvE Beheerder

VvE beheer door OPTIMO

Het is mijn missie om jouw VvE écht te ontlasten van de vele verantwoordelijkheden die bij het VvE beheer komen kijken. Denk daarbij aan de maandelijkse ledenbijdrage, jaarrekeningen, technisch beheer, en alle wettelijke eisen vanuit het geldende modelreglement. Ik ben een aanspreekpunt voor de eigenaren, en ben van mening dat een goede VvE beheerder de VvE moet leren kennen. Bijvoorbeeld door langs te rijden als ik in de buurt ben, door alle afgesproken actiepunten op te volgen, door op tijd de notulen te delen, duidelijke informatie voor de aannemers en leveranciers te verschaffen en door zo nu en dan het werk dat geleverd is te controleren.

Wat zijn de taken van een VvE beheerder?

VvE beheer bestaat uit vijf soorten taken:

  1. Administratief beheer
  2. Financieel beheer
  3. Technisch beheer
  4. Planmatig onderhoud
  5. Bestuurlijk beheer

1. Administratief VvE beheerder

Administratie slaat op alle gegevens van een onderneming (of in dit geval een VvE) die op papier of digitaal zijn vastgelegd. Ook administratie is onder te verdelen in verschillende categorieën; algemene administratie, boekhoudkundige administratie, HR-administratie en facturen administratie. Niet alle categorieën zijn van belang voor een VvE. Zo zal je als VvE waarschijnlijk wel facturen ontvangen, bijvoorbeeld naar aanleiding van reparaties, maar niet versturen. VvE administratie gaat voornamelijk om informatieverstrekking, handhaving van regels en procedures, en het organiseren van een Vergadering van Eigenaars. Zelf bied ik de volgende diensten aan:
  • Bijhouden van een actueel ledenregister
  • Eigendomsoverdrachten en appartementsrechten registratie
  • Beheer van de verzekering en afhandeling van schades
  • Beheerovereenkomsten en contracten
  • Correspondentie met eigenaren
Als je meer wilt weten over de verschillende vormen van administratie die bij een VvE komen kijken, lees dan deze blog.

2. Financieel VvE beheerder

Financiën gaat om alles dat met geld te maken heeft. De financiële taken zijn omvangrijk, en gaan van het beheren en opstellen van de begroting tot het vaststellen en incasseren van de maandelijkse bijdrage van de bewoners. Het is belangrijk dat deze zaken goed geregeld worden. Niet alleen omdat het wettelijk verplicht is, maar ook omdat de bewoners van het gebouw recht hebben op de inzage van de VvE’s financiële gegevens. Het gaat immers om hun geld, en om hun leefruimte.

Ik bied de onderstaande financiële diensten aan:

  • Inboeken, verwerken en betalen van facturen en declaraties
  • Incasseren, administreren en opvolgen van servicekosten
  • Eventueel noodzakelijke incassoprocedures begeleiden
  • Het opstellen van de jaarrekening en een conceptbegroting
  • Correspondentie voeren met betrekking tot de financiën

3. Technisch VvE beheerder

Naast de VvE administratie en financiën, krijg je ook nog te maken met de daadwerkelijke uitvoering van alle taken. Hiermee doel ik op het beheer en onderhoud van de gemeenschappelijke delen van het gebouw of appartementencomplex. De VvE dient ervoor te zorgen dat het onderhoud of de reparatie van gemeenschappelijke delen goed en tijdig plaatsvindt. Een VvE moet er ook voor zorgen dat de ruimtes veilig zijn.

Als technisch VvE beheerder kan ik reparatie verzoeken van de VvE voor mijn rekening nemen. Ik heb een goed lokaal netwerk. Hierdoor kan ik bijna altijd op korte termijn de juiste aannemer of leverancier vinden, om de reparaties of het onderhoud uit te voeren.

Ik bied onder anderen de volgende diensten aan:

  • Aannemen en beoordelen van storingsmeldingen (24/7 bij spoed)
  • Opdracht geven tot uitvoeren van kleine reparaties
  • Correspondentie voeren met aannemers
  • Voor groot onderhoud wordt er van tevoren een prijs afgesproken voor de bouwkundige begeleiding

4. Planmatig onderhoud

Planmatig onderhoud ligt dicht in de buurt van technisch beheer. Het heeft betrekking tot grotere reparaties of groter onderhoud, zoals schilderwerk of een dakvervanging. Het is best een onderneming om het hele gebouw te laten schilderen. Als VvE beheerder kan ik ondersteuning bieden. Bijvoorbeeld door de voorbereiding van het schilderwerk op me te nemen (het vinden van een schilder, het bespreken van de offertes en de planning van het schilderwerk zelf). Ook kan ik toezicht houden op het schilderwerk, om ervoor te zorgen dat alle afspraken worden nagekomen.

Deze regeling van voorbereiding en toezicht valt buiten een standaard beheerovereenkomst. Het is kenmerkend voor mij en mijn bedrijf en kan eventueel worden uitgevoerd in samenwerking met een extern bouwkundig bureau.

Ook ondersteun ik bij het opstellen van een MJOP (Meerjarenonderhoudsplan). Dit doe ik in samenwerking met een bouwkundig bureau. Ik adviseer hierbij en maak een doorrekening voor de kosten en werkzaamheden, zodat de maandelijkse bijdrage aansluit op het geplande onderhoud en er altijd nog genoeg reserves in kas blijven. Er moet namelijk altijd genoeg reserve in kas zijn voorgepland onderhoud en om aan de wettelijke verplichtingen te voldoen.

Wil je meer lezen over het MJOP? Lees dan deze blog. Als je meer wilt weten over het reservefonds, dan kun je deze blog lezen.

5. Bestuurlijk VvE beheerder

Wanneer een VvE zelf een bestuur van eigen leden heeft, kan je een deel van de VvE’s bestuurlijke taken uitbesteden. In dat geval is de samenwerking tussen het bestuur en de beheerder zeer belangrijk. Het bestuur zelf woont immers binnen het complex. Wat kan jij je hierbij voorstellen? Ik bied de volgende diensten aan voor ondersteunend bestuurlijk beheer:

  • Het opstellen van een concept agenda en het versturen van de vergaderstukken
  • Het reserveren van de vergaderlocatie
  • Het aanwezig zijn tijdens de vergadering en toezien op correcte besluitvorming
  • Het opstellen van de notulen en eventueel voorzitten van de vergadering
  • Juridisch advies beschikbaar stellen, indien noodzakelijk extern
 

Het is ook mogelijk om het bestuurlijk beheer van de VvE volledig uit te besteden, in plaats van gedeeltelijk. Deze dienst bied ik ook aan, maar niet in combinatie met de andere beheerders taken. In zo een geval pak ik maar één van de twee rollen op. De reden hiervoor is dat de VvE bestuurder en de VvE beheerder elkaar controleren en scherp houden. Ik wil voorkomen dat ik mijn eigen werk controleer. Maar, als beheerder kan ik het bestuur dus wel ondersteunen.

Waarom OPTIMO als VvE beheerder?

Ik, Timo, ben de oprichter van OPTIMO VvE Beheer. Ik ben professioneel en lever maatwerk. Geen twee VvE’s zijn hetzelfde. Om goed vast te stellen wat jouw VvE nodig heeft, en om ervoor te zorgen dat wij op één lijn zitten, kom ik het liefst persoonlijk kennis maken. Ik onderscheid mij van andere VvE beheerders doordat ik de focus leg op persoonlijke korte lijnen. Ik wil jou en jouw VvE leren kennen. Het is om deze reden dat ik er altijd voor zorg dat ik niet te veel VvE’s onder mijn hoede neem. Ik wil elke VvE de aandacht kunnen bieden die zij verdient.

Ik heb een proactieve houding en hecht belang aan open communicatie. Daarmee bedoel ik dat ik mijn beloftes nakom. De samenwerking tussen VvE beheerder en bestuur kan alleen soepel verlopen wanneer de relatie transparant is en de communicatie helder.

Wat zijn de kenmerken van een goede VvE beheerder?

Wanneer je opzoek gaat naar een VvE beheerder zijn er een paar dingen waar je op moet letten. De eerste is professioneel handelen. Een goede VvE beheerder zorgt voor transparante communicatie, levert maatwerk en heeft kennis van het beheren van een VvE en van de regio waar jouw VvE zich in bevindt.

Professioneel handelen houdt in dat de VvE beheerder hoogwaardige diensten levert en expertise heeft in vastgoedbeheer. Ga met jouw potentiële beheerder in gesprek en maak afspraken over welke beheerderstaken hij op zich kan nemen. Pas de beheeractiviteiten aan, aan de specifieke behoeften van de VvE. Wees open en eerlijk met elkaar, en zorg voor constante communicatie.

Een goede VvE beheerder is transparant in zijn communicatie, levert maatwerk en heeft de nodige kennis 

Hoe kies je een goede VvE beheerder?

Nu weet je waar je op moet letten bij het kiezen van een VvE beheerder, maar hoe gaat het proces in zijn werk? Hieronder licht ik een kort stappenplan toe, dat kan helpen bij het vinden van de juiste VvE beheerder voor jou en jouw VvE.

  1. Evaluatie
  2. Onderzoek
  3. Contractonderhandelingen
  4. Implementatie

Stap 1: Evaluatie

Evalueer de huidige situatie. Ga met de ALV (Algemene Leden Vergadering) in gesprek en bepaal welke taken jullie willen dat de VvE beheerder op zich neemt. Definieer jullie prioriteiten. Stel een lijst op van de belangrijkste criteria waaraan de nieuwe VvE beheerder moet voldoen. Dit kan onder meer lokale aanwezigheid, expertise of specifieke diensten omvatten. Ben je bijvoorbeeld op zoek naar een VvE beheerder in de regio tussen Delft, Utrecht en Amsterdam die maatwerk levert en gaat voor kwaliteit over kwantiteit? Dan ben je bij mij aan het juiste adres!

Stap 2: Onderzoek

Onderzoek de VvE beheerders in jouw regio. Op mijn site kan je informatie verzamelen over de verschillende diensten die ik aanbied, mijn werkwijze en mijn kernkwaliteiten. Vraag een offerte aan of neem contact op, zodat wij samen kunnen vaststellen wat jouw VvE nodig heeft.

Ook is het goed om te zoeken naar VvE beheerders met een keurmerk. Bijvoorbeeld het keurmerk van de BvvB (Branchvereniging VvE Beheerders). Dit keurmerk biedt VvE’s een stukje zekerheid. Het is een betrouwbaar platform om een geschikte VvE beheerder te vinden. Zo weet je zeker dat je met een goede beheerder in zee gaat. Zelf ben ik sinds november 2023 bestuurslid van de BvvB.

Stap 3: Contractonderhandeling

Na het gesprek of de offerte, kunnen we onderhandelen over de contractvoorwaarden. Denk hierbij aan de duur van het contract, de kosten, de verantwoordelijkheden en de diensten.

Stap 4: Implementatie

Wanneer het contract is getekend, begint de nieuwe VvE beheerder met het leveren van de diensten volgens het nieuwe contract. We houden regelmatig contact. We kunnen evaluatiemomenten inplannen om ervoor te zorgen dat ik als nieuwe beheerder aan jouw verwachtingen voldoe.

VvE uitbesteden bij OPTIMO Beheer

Wil je jouw VvE beheer uitbesteden aan een professionele organisatie die met je meedenkt op alle fronten? Dan ben je bij OPTIMO Beheer aan het juiste adres. Ik zorg en ontzorg je op alle gebieden binnen VvE, en sta altijd voor jou klaar.

Ik maak graag een keer kennis!

Veelgestelde vragen VvE

Om alles overzichtelijk te maken hebben we onze meest gestelde vragen hieronder beantwoordt.

Ja, bij het kopen van een appartement wordt u direct lid van een VvE. Het is niet mogelijk om dit op te zeggen. Wanneer u uw huis verkoopt, wordt de VvE via de notaris stopgezet.

De kosten van de VvE worden vaak jaarlijks begroot door de VvE beheerder. De kosten zijn afhankelijk van het aantal gemeenschappelijke ruimtes en voorzieningen. Hoe meer voorzieningen, hoe vaker er onderhoud nodig is en hoe groter de kans op hogere kosten.

Nee, huurders hebben geen beslissingsbevoegdheid.

VvE beheer houdt zich voornamelijk bezig met administratieve en financiële zaken, terwijl het VvE bestuur in gesprek gaat met de eigenaren en de vergaderingen organiseert. Als bestuur ben je uiteindelijk verantwoordelijk. Je kan uiteraard een hoop uitbesteden aan de VvE beheerder.

Advies nodig? Daar maak ik graag tijd voor!

Laten we kennismaken.

Meer weten? Lees ook eens onze andere blogs

Kosten van VvE Beheer

Kosten van VvE beheer

Wat kost het uitbesteden van het VvE beheer? Het is een veel gestelde vraag. Het antwoord is echter niet eenduidig. Een VvE heeft veel verschillende kosten, en de kosten van het beheer zijn afhankelijk van

Lees verder »
VvE Verduurzamen, Verduurzamen binnen de VvE. Blog

VvE verduurzamen

Verduurzaming, een steeds belangrijker onderwerp. Toch lopen veel VvE’s hierop achter. Daarom dan ook de vraag, de VvE verduurzamen, hoe doe je dat? Wij leggen het uit!

Lees verder »
VvE Beheer in Leiden

VvE beheer in Leiden

Ik hoor steeds vaker geluiden over VvE’s die niet tevreden zijn met hun beheerder. Dit misgenoegen heeft vaak te maken met de communicatie met de beheerder. Ik heb een proactieve houding en heb persoonlijke, korte

Lees verder »